Elektroniczny JEDZ

Pomimo iż obowiązek składania jednolitego elektronicznego dokumentu zamówienia (JEDZ) został wprowadzony na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r., poz. 1020), która weszła w życie w dniu 28 lipca 2016 r., to dopiero w tym roku, począwszy od 18 kwietnia 2018 r. dla postępowań wszczętych od tej daty, dokument ten wykonawcy będą składać w postaci elektronicznej. Postać elektroniczna będzie na razie dotyczy jednak wyłącznie JEDZa składanego w postępowaniach powyżej progu unijnego. Co to oznacza dla wykonawców? W jaki sposób należy złożyć JEDZa? Czy wystarczy np. wysłać go mailem do Zamawiającego?

Od dnia 18 kwietnia 2018 r. w odniesieniu do JEDZ zacznie obowiązywać art. 10a Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z tym przepisem, w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, sporządzonego zgodnie z wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji Europejskiej wydanym na podstawie art. 59 ust. 2 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 80 ust. 3 dyrektywy 2014/25/UE, zwanego dalej "jednolitym dokumentem" odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Ponadto na mocy art. 10a ust. 5 Prawa zamówień publicznych, oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Pojęcie środków komunikacji elektronicznej zdefiniowane jest w art. 2 pkt 17 Prawa zamówień publicznych, który stanowi, że należy przez to rozumieć środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2017 r. poz. 1219) lub faks. Zgodnie z kolei z art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, środki komunikacji elektronicznej to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną. Z przepisów tych można by wywieść wniosek, że po dniu 18 kwietnia 2018 r. JEDZ można składać także za pomocą faksu. Taki wniosek wydaje się być jednak nieuprawniony w świetle rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz. U. poz. 1320), gdyż faks nie zapewnia ochrony przed nieuprawnionym dostępem do treści składanych oświadczeń. Zgodnie bowiem z §  3 ust. 1 tego rozporządzenia, Przekazanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których użycie zapewnia co najmniej:

1) spełnienie wymagań przewidzianych dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2016 r. poz. 1030 i 1579), zwanego dalej "systemem teleinformatycznym", w tym wymagań odpowiadających minimalnym wymaganiom określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570);

2) identyfikację podmiotów przekazujących oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ustalenie dokładnego czasu i daty odbioru ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, złożonych przez te podmioty, oraz rozliczalność innych działań przez nie podejmowanych;

3) ochronę przed dostępem do treści ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia;

4) wyłącznie osobom uprawnionym możliwość ustalania oraz zmiany terminów składania i otwarcia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, dostęp do całości lub części dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia na poszczególnych jego etapach oraz możliwość udostępniania osobom trzecim ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także innych dokumentów uzyskanych od wykonawców;

5) możliwość usunięcia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się przez użytkowników z ich treścią - w przypadku zwrócenia przez zamawiającego oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ich wycofania albo zmiany przez wykonawcę.

W literaturze wskazuje się, że ww. wymogów nie spełnia także przekazywanie JEDZ poprzez mail. Dlatego też zastosowanie znajduje § 3 ust. 2 powołanego rozporządzenia, zgodnie z którym Użycie środków komunikacji elektronicznej innych niż faks oraz środki, o których mowa w ust. 1, wymaga zapewnienia co najmniej:

1) ochrony przed nieautoryzowanym dostępem do informacji, w tym przez wykorzystanie bezpiecznego szyfrowanego połączenia;

2) integralności i autentyczności przekazywanych informacji, w tym możliwości stosowania pieczęci elektronicznej albo podpisu elektronicznego, w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73), innego niż kwalifikowany podpis elektroniczny.

Aby ułatwić zamawiającym i wykonawcom poruszanie się wśród nowych regulacji, Urząd Zamówień Publicznych opublikował pod adresem https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/elektroniczny-jedz instrukcję składania JEDZ przy założeniu, iż zamawiający wskaże w ogłoszeniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia środki komunikacji elektronicznej wskaże jako środek komunikacji elektronicznej pocztę elektroniczną. UZP proponuje więc następujący tok postępowania:

  1. Zamawiający określa w dokumentach zamówienia informacje na specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych oraz może wskazać pocztę elektroniczną jako środek komunikacji elektronicznej
  2. Wykonawca wypełnia JEDZ, tworząc dokument elektroniczny (korzystając z ESPD lub innych dostępnych narzędzi lub oprogramowania) i podpisuje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne
  3. Wykonawca opatruje elektroniczny JEDZ hasłem dostępowym (szyfrowanie)
  4. Wykonawca zamieszcza hasło dostępu do pliku JEDZ w treści oferty/wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
  5. Wykonawca przesyła zamawiającemu zaszyfrowany i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym JEDZ na adres poczty elektronicznej wskazany w dokumentacji postępowania
  6. Wykonawca składa ofertę w formie pisemnej
  7. Zamawiający po otwarciu ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu odszyfrowuje JEDZ korzystając z klucza wskazanego w treści oferty i weryfikuje prawidłowość złożonego podpisu elektronicznego

Z powyższego wynika, że w postaci elektronicznej wykonawca zobowiązany jest złożyć wyłącznie sam JEDZ; pozostałą część oferty wykonawca składa jak dotychczas, tj. w formie pisemnej. JEDZ może być złożony za pomocą poczty elektronicznej (o ile taką możliwość przewidział zamawiający), przy czym dokument ten musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a zarazem być zaszyfrowany.

Stan prawny: 6.04.2018 r.

Masz pytania?

Skontaktuj się z naszym ekspertem

/
/

Udostępnij

Skomentuj

Plain text

  • Znaczniki HTML niedozwolone.
  • Adresy internetowe są automatycznie zamieniane w odnośniki, które można kliknąć.
  • Znaki końca linii i akapitu dodawane są automatycznie.
  • Email addresses will be obfuscated in the page source to reduce the chances of being harvested by spammers.
CAPTCHA
To pytanie sprawdza czy jesteś człowiekiem i zapobiega wysyłaniu spamu.