Pomimo iż obowiązek składania jednolitego elektronicznego dokumentu zamówienia (JEDZ) został wprowadzony na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r., poz. 1020), która weszła w życie w dniu 28 lipca 2016 r., to dopiero w tym roku, począwszy od 18 kwietnia 2018 r. dla postępowań wszczętych od tej daty, dokument ten wykonawcy będą składać w postaci elektronicznej. Postać elektroniczna będzie na razie dotyczy jednak wyłącznie JEDZa składanego w postępowaniach powyżej progu unijnego. Co to oznacza dla wykonawców? W jaki sposób należy złożyć JEDZa? Czy wystarczy np. wysłać go mailem do Zamawiającego? Od dnia 18 kwietnia 2018 r. w odniesieniu do JEDZ zacznie obowiązywać art. 10a Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z tym przepisem, w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, sporządzonego zgodnie z wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji Europejskiej wydanym na podstawie art. 59 ust. 2 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 80 ust. 3 dyrektywy 2014/25/UE, zwanego dalej jednolitym dokumentem odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Ponadto na mocy art. 10a ust. 5 Prawa zamówień publicznych, oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pojęcie środków komunikacji elektronicznej zdefiniowane jest w art. 2 pkt 17 Prawa zamówień publicznych, który stanowi, że należy przez to rozumieć środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2017 r. poz. 1219) lub faks. Zgodnie z kolei z art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, środki komunikacji elektronicznej to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną. Z przepisów tych można by wywieść wniosek, że po dniu 18 kwietnia 2018 r. JEDZ można składać także za pomocą faksu. Taki wniosek wydaje się być jednak nieuprawniony w świetle rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz. U. poz. 1320), gdyż faks nie zapewnia ochrony przed nieuprawnionym dostępem do treści składanych oświadczeń. Zgodnie bowiem z §  3 ust. 1 tego rozporządzenia, Przekazanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których użycie zapewnia co najmniej: 1) spełnienie wymagań przewidzianych dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2016 r. poz. 1030 i 1579), zwanego dalej systemem teleinformatycznym, w tym wymagań odpowiadających minimalnym wymaganiom określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570); 2) identyfikację podmiotów przekazujących oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ustalenie dokładnego czasu i daty odbioru ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, złożonych przez te podmioty, oraz rozliczalność innych działań przez nie podejmowanych; 3) ochronę przed dostępem do treści ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia; 4) wyłącznie osobom uprawnionym możliwość ustalania oraz zmiany terminów składania i otwarcia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, dostęp do całości lub części dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia na poszczególnych jego etapach oraz możliwość udostępniania osobom trzecim ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także innych dokumentów uzyskanych od wykonawców; 5) możliwość usunięcia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się przez użytkowników z ich treścią - w przypadku zwrócenia przez zamawiającego oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ich wycofania albo zmiany przez wykonawcę. W literaturze wskazuje się, że ww. wymogów nie spełnia także przekazywanie JEDZ poprzez mail. Dlatego też zastosowanie znajduje § 3 ust. 2 powołanego rozporządzenia, zgodnie z którym Użycie środków komunikacji elektronicznej innych niż faks oraz środki, o których mowa w ust. 1, wymaga zapewnienia co najmniej: 1) ochrony przed nieautoryzowanym dostępem do informacji, w tym przez wykorzystanie bezpiecznego szyfrowanego połączenia; 2) integralności i autentyczności przekazywanych informacji, w tym możliwości stosowania pieczęci elektronicznej albo podpisu elektronicznego, w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73), innego niż kwalifikowany podpis elektroniczny. Aby ułatwić zamawiającym i wykonawcom poruszanie się wśród nowych regulacji, Urząd Zamówień Publicznych opublikował pod adresem https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/elektroniczny-jedz instrukcję składania JEDZ przy założeniu, iż zamawiający wskaże w ogłoszeniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia środki komunikacji elektronicznej wskaże jako środek komunikacji elektronicznej pocztę elektroniczną. UZP proponuje więc następujący tok postępowania: Zamawiający określa w dokumentach zamówienia informacje na specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych oraz może wskazać pocztę elektroniczną jako środek komunikacji elektronicznej Wykonawca wypełnia JEDZ, tworząc dokument elektroniczny (korzystając z ESPD lub innych dostępnych narzędzi lub oprogramowania) i podpisuje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne Wykonawca opatruje elektroniczny JEDZ hasłem dostępowym (szyfrowanie) Wykonawca zamieszcza hasło dostępu do pliku JEDZ w treści oferty/wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Wykonawca przesyła zamawiającemu zaszyfrowany i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym JEDZ na adres poczty elektronicznej wskazany w dokumentacji postępowania Wykonawca składa ofertę w formie pisemnej Zamawiający po otwarciu ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu odszyfrowuje JEDZ korzystając z klucza wskazanego w treści oferty i weryfikuje prawidłowość złożonego podpisu elektronicznego Z powyższego wynika, że w postaci elektronicznej wykonawca zobowiązany jest złożyć wyłącznie sam JEDZ; pozostałą część oferty wykonawca składa jak dotychczas, tj. w formie pisemnej. JEDZ może być złożony za pomocą poczty elektronicznej (o ile taką możliwość przewidział zamawiający), przy czym dokument ten musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a zarazem być zaszyfrowany. Stan prawny: 6.04.2018 r.